Setiap perusahaan terkadang membutuhkan kendaraan operasional untuk mempermudah kegiaran bisnis. Untuk itu perusahaan perlu pengelolaan atau sistem manajemen untuk pemeliharaan kendaraan, pengemudi dan banyak lainnya. 

Fleet management system merupakan salah satu strategi yang diimplementasikan di perusahaan. Apa itu fleet management? apakah ada manfaatnya? Simak artikel berikut untuk penjelasannya!

Baca juga: 9 Strategi dalam Manajemen Operasional Perusahaan dan Manfaatnya

Definisi Fleet Management

Fleet management adalah pengelolaan armada perusahaan untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari yang berhubungan dengan kendaraan bisnis & karyawannya. Apa yang membuat sistem ini begitu terspesialisasi adalah memaksimalkan efisiensi dari kendaraan, meningkatkan produktivitas, memantau waktu service, serta meningkatkan keselamatan kendaraan dan pengemudinya, hingga konsumsi bahan bakar.

Hal ini sangat penting karena armada, baik kecil maupun besar, menghasilkan banyak data, bahkan hanya dalam satu operasi. Konsekuensinya, fleet management harus memilah apa yang telah diproduksi, menentukan relevansinya, dan kemudian menggunakannya secara efektif. Selain itu tujuan utamanya adalah mengurangi biaya operasional secara keseluruhan sekaligus meminimalkan emisi CO2. Untuk itu, jangan heran bila seorang fleet manager menempati posisi yang sangat penting untuk bisnis dengan banyaknya kendaraan yang bergerak di dalamnya.

Fungsi Fleet Management

Fleet management tentunya memiliki fungsi dan manfaat untuk perusahaan. Untuk mengatur biaya yang berhubungan dengan armada, tentunya adalah salah satu pengeluaran terbesar yang harus dilakukan perusahaan. Namun apakah ada fungsi yang lain? berikut fungsi fleet management untuk perusahaan:

Pelacakan dan Memantau Pengemudi (Route Optimization)

Sistem manajemen armada dapat mengoptimalkan rute perjalanan kendaraan perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya. Perusahaan dapat memilih rute yang paling efisien dan menghindari rute yang macet atau berbahaya. Dampak yang paling bisa dirasakan dari adanya fitur route optimization adalah jarak waktu tempuh yang lebih sedikit, sehingga mampu menghemat jumlah pengeluaran bahan bakar.

Menghitung Pemakaian Bahan Bakar (Predictive Fuel Consumption)

Setiap armada perusahaan pasti memerlukan bahan bakar untuk beroprasi, ternyata hal ini cukup menguras omset perusahaan. Pengelolaan bahan bakar yang tidak teratur tentu dapat mengganggu kelancaran dari sebuah bisnis. Dengan menggunakan fleet management system, bahan bakar lebih mudah dikelola dengan melacak informasi biaya yang dikeluarkan. Manajemen penggunaan bahan bakar yang kurang teratur akan menimbulkan efek negatif dan juga bisa mengancam kelancaran bisnis. Untuk itu, kehadiran fitur predictive fuel consumption mampu membantu kita dalam menghitung banyaknya biaya bahan bakar yang diperlukan untuk setiap jenis kendaraan.

Meningkatkan Keamanan Armada dan Pengemudi

Fleet management juga dilengkapi dengan sistem yang mampu memonitor kecepatan armada, pengereman mendadak dan akselerasi yang cepat. Fungsi sistem ini akan melaporkan semua kondisi diatas secara otomatis, sehingga perusahaan dapat mengaudit perilaku pengemudi dan melakukan evaluasi manajemen. Maka dari itu, sebelum menugaskan pengemudi untuk bekerja perusahaan melatih dan memastikan perilaku pengemudi supaya tidak membahayakan pengguna jalan lainnya. Untuk melengkapi perjalanan pengiriman, pengemudi dipandu oleh sistem pelacakan dan kamera dasbor yang menghadirkan visibilitas waktu nyata. Selain membantu pengemudi, sistem ini dapat dijadikan barang bukti apabila terjadi kecelakaan.

Menghemat Pengeluaran Biaya (Total Cost Reduction)M

Fleet management mengidentifikasi, merinci, dan mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan sehingga terciptalah operasi bisnis yang efisien. Biaya operasional dan perawatan kendaraan memang akan terus bertambah seiring dengan berjalannya waktu, namun dengan pelacakan aset dan program efisiensi yang lebih dini tentu membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitasnya.

Mengontrol Kondisi Armada atau Memprediksi Waktu Service

Selain bermanfaat untuk menghemat biaya, fleet management system juga memiliki fitur pengingat waktu service kendaraan. Biasanya, kendaraan akan memerlukan waktu yang lebih rutin dalam mengecek/ service mesin. Sistem fleet management system akan membunyikan alarm untuk mengingatkan waktu pemeliharaan yang sudah semakin dekat agar perusahaan tidak lupa. Selain service yang dilakukan secara berkala, sistem ini juga akan mengingatkan alarm kapan waktunya untuk melakukan pergantian oli. Sehingga, umur pemakaian kendaraan jadi lebih lama.

Contoh Penerapan Fleet Management System Pada Bisnis

Fleet management system menjadi salah satu cara untuk dapat membuat pengelolaan armada menjadi lebih efektif dan efisien. Meskipun membutuhkan biaya yang relatif mahal, manfaat yang didapatkan dari teknologi ini sangat besar bagi berbagai industri. Berikut penerapan fleet management system yang dapat dilakukan perusahaan agar mendapatkan hasil maksimal.

Menetapkan Tujuan dan Target

Sebuah perusahaan harus menentukan tujuan atau target yang jelas saat mengimplementasikan sistem pengelolaan armada. Hal ini penting untuk memberikan panduan dan pemahaman yang sama kepada seluruh tim terkait bagaimana pengelolaan armada dapat membantu mencapai tujuan bisnis.

Komunikasi Secara Efektif

Komunikasi sangat penting untuk sebuah sistem pengelolaan armada dapat berhasil dengan baik antara pengelola armada dan pihak-pihak terkait. Komunikasi yang efektif dapat membantu seluruh tim terkait memahami manfaat dan keuntungan dari sistem pengelolaan armada.

Memilih Kendaraan yang Sesuai

Perusahaan harus memilih jenis kendaraan armada yang tepat untuk keperluan bisnisnya. Hal ini meliputi mempertimbangkan kualitas dan kemampuan kendaraan, pemakaian dan perawatan, kemampuan pengemudi, serta penggunaan bahan bakar. Sebuah fleet management yang efektif harus dapat memilih kendaraan armada yang tepat untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Fokus Pada Pengelolaan 

Sebuah sistem pengelolaan armada harus meliputi pengelolaan dari hulu ke hilir, mulai dari pilihan pengemudi, medan, dan berbagai aspek penting lainnya. Dengan memfokuskan pada pengelolaan, sistem pengelolaan armada dapat membantu operasional armada untuk berjalan lebih lancar.

Pengelolaan Dana dengan bijak

Menggunakan uang dengan bijak adalah komponen penting dari sebuah sistem pengelolaan armada. Pemilihan metode pembayaran dan pengeluaran uang yang tepat seperti pembelian tunai, cicilan, atau sewa kendaraan. Pemanfaatan modal yang efektif harus dilakukan berdasarkan pemahaman mengenai apa yang akan didapat dari sebuah kendaraan serta pertimbangan ROI. Selain itu, penempatan sumber daya manusia yang tepat juga penting untuk memastikan keberhasilan sistem pengelolaan armada.

Fitur Perangkat Lunak Fleet Management

Fleet Management System merupakan sistem yang dibuat secara menyeluruh untuk mengelola sekelompok kendaraan operasional. Berikut fitur perangkat lunak pada fleet management system:

Pelacakan armada GPS

Manajer armada dapat menggunakan GPS untuk melacak setiap kendaraan, memantau kinerja, dan mengidentifikasi potensi masalah pemeliharaan. Selain GPS, beberapa perusahaan juga menggunakan rekaman video untuk merekam kendaraan armadanya.

Tracking Device

Tracking device ini bisa disematkan pada kendaraan untuk memberikan data tentang kinerja armada tersebut, sampai dengan konsumsi bahan bakar. Data dapat dipantau melalui aplikasi yang terpasang pada handphone. Selain disematkan pada kendaraan, terdapat juga peranti pelacak GPS yang dipegang oleh supir kendaraan operasional. Ataupun kartu bahan bakar untuk melacak konsumsi bahan bakar kendaraan.

Manajemen Bahan bakar

Teknologi manajemen armada dapat memberikan wawasan tentang konsumsi bahan bakar dan tren kendaraan. Fitur ini juga dikaitkan dengan analisis pengemudi, karena fitur ini melihat perilaku yang memengaruhi biaya bahan bakar, seperti seringnya mengerem atau berhenti.

Perencanaan dan pemantauan rute

Manajer armada dapat merencanakan rute yang lebih efisien dengan memantau pergerakan dan jadwal kendaraan. Aplikasi seluler semakin banyak digunakan untuk memaksimalkan operasional dan menyediakan pembaruan kendaraan secara real-time.

Dalam upaya mengoptimalkan pengelolaan armada Anda, pertimbangkan untuk beralih ke sumber energi yang lebih bersih dan efisien. PGN LNG (Lembaga Penyediaan dan Pengembangan Infrastruktur Gas Bumi Cair) menyediakan solusi yang tepat. Dengan mengadopsi gas bumi cair sebagai sumber energi untuk armada Anda, Anda dapat mengurangi emisi karbon, meningkatkan efisiensi, dan menghemat biaya operasional. Jangan ragu untuk menghubungi kontak PGN LNG untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan mulai mengubah armada Anda menuju masa depan yang lebih hijau.